Como a LGPD afeta diretamente o seu consultório? E como garantir que sua prática médica esteja em total conformidade?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe mudanças cruciais para o setor de saúde, impondo novas exigências de segurança para dados sensíveis de pacientes.  Assim, consultórios médicos precisam se adaptar rapidamente para evitar sanções e manter a confiança dos pacientes.

Neste artigo, irei explorar os impactos da LGPD nos consultórios médicos e apresentar soluções práticas para você se adequar a esse novo cenário regulatório.

A história da Dra. Maria: um alerta sobre a importância da LGPD

Dra. Maria é uma renomada cirurgiã plástica do Sul do Brasil. Ela dedicou anos de sua vida para construir uma reputação impecável e oferecer resultados estéticos de excelência para seus pacientes. Sua clínica é um exemplo de sucesso, com pacientes satisfeitos e recomendações excepcionais, o seu consultório está sempre cheio.

No entanto, em uma manhã tranquila de junho de 2024, tudo mudou.

Ao abrir seu e-mail, Dra. Maria encontrou várias mensagens desesperadas de seus pacientes. Prontuários médicos haviam sido vazados por hackers, expondo dados sensíveis de dezenas de pessoas que foram atendidas no seu consultório. 

A notícia rapidamente se espalhou pela mídia, gerando muitas críticas e desconfiança. Mais

de 90% dos pacientes agendados cancelaram suas consultas e procedimentos.

A história é fictícia, mas os ciberataques e vazamentos de dados sensíveis de pacientes não.

O que são dados pessoais?

Dado Pessoal é toda informação relacionada à pessoa natural e alguns desses dados são considerados pela lei como Dado Pessoal Sensível, pois possuem alto potencial de causar danos incalculáveis ao titular em caso de vazamentos ou utilização inadequada.

Os dados referentes à saúde são dados sensíveis.

O que você pode fazer para proteger os dados dos seus pacientes?

● Realizar o Mapeamento dos dados: Identifique quais dados são coletados, armazenados e compartilhados (com laboratórios ou outros prestadores de serviços de saúde).

● Coletar o consentimento expresso: Certifique-se de obter consentimento por escrito nas hipóteses exigidas pela lei.

● Utilização de PEP (Prontuário Eletrônico do Paciente) de forma segura: Utilize apenas sistemas que atendam todos os requisitos da Resolução CFM nº 1.821/2007, incluindo o Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2).

● Firewalls e antivírus atualizados: Implemente soluções de segurança robustas e mantenha-as sempre atualizadas.

● Sistemas de backup: Garanta a recuperação de dados em caso de perda, com backups regulares e seguros.

● Controle de acesso: Limite o acesso aos dados físicos ou eletrônicos apenas aos profissionais autorizados e implemente protocolos que permitam rastreamento dos acessos.

● Política de Segurança: Desenvolva e mantenha uma política clara de segurança da informação e de resposta a incidentes.

● Capacitação da equipe: Realize treinamentos regulares sobre a LGPD e a importância da proteção de dados.

● Consultoria especializada: Considere contratar uma consultoria para auxiliar no processo de adequação à LGPD.

O que pode acontecer com meu consultório caso não esteja em conformidade com a LGPD?

A não conformidade com a LGPD pode trazer sérias consequências para os consultórios médicos, como:

● Multas: Podem chegar a até 2% do faturamento da empresa.

● Perda de confiança: Pacientes e a comunidade médica podem perder a confiança no consultório.

● Publicidade negativa: Vazamentos de dados podem gerar má publicidade e ações judiciais por parte dos pacientes afetados.

● Responsabilização ética: Pode ocorrer a imposição de sanções éticas.

Estar em conformidade com a LGPD traz diversos benefícios para o seu consultório médico, incluindo a melhoria na gestão dos dados e na eficiência dos processos internos, além de possibilitar a identificação de gargalos operacionais.

A história da Dra. Maria ilustra os desafios enfrentados pelos consultórios médicos na proteção dos dados sensíveis dos pacientes.

É importante que a conformidade com a LGPD não seja vista apenas como uma exigência legal ou ética, mas como uma oportunidade para reforçar a proteção e a confiança dos pacientes, além de garantir a sustentabilidade da relação médico- paciente a longo prazo.

Garanta a segurança dos dados dos seus pacientes, fortaleça seu consultório e mantenha-se à frente estando em conformidade com a LGPD. O auxílio de um advogado especialista na área será fundamental para isso.

A gestão de uma clínica médica

Você já se perguntou por que e como teria uma clínica médica com determinado colega? De certo, você pensou nas ideias comuns, forma de trabalhar, afinidades e como dividiram as tarefas, conforme características individuais. Porém, é provável que você não tenha pensado sobre a gestão do negócio. 

Até porque, como “todo mundo faz”, você pensou em contratar um contador, que poderá organizar a questão de tributos e, de quebra, ainda, fará o contrato social e toda essa burocracia empresarial. No mais, as demandas do dia a dia vão se ajeitando. Não é verdade?!

A sociedade clínica baseada em amizade e auxílio de um contador é um bom caminho, mas não é suficiente para gestão do negócio a médio e longo prazo. Não acredita? Vou contar-lhe um dos muitos casos semelhantes que atendo, frequentemente, para auxiliar no acordo de fim da sociedade ou gerir conflitos que parecem, junto com a rotina exaustiva de trabalho, serem incontornáveis:

Três amigos que se conheceram, na Faculdade, e fizeram Residência Médica em especialidades complementares, decidiram abrir uma clínica. Para tanto, contrataram um contador, que resolveu “toda a questão burocrática”. No mais, conversaram que um deles iria fazer essa comunicação com o contador, outro iria verificar a questão de contratação e treinamento de recepcionistas e outro, efetivamente, pagaria as contas, lidando com bancos. 

Além disso, todos trabalhariam e receberiam pelo seu trabalho e dividiriam, após pagarem “todas as contas”, o que sobrasse de “lucro”.

Passados alguns anos, algumas questões começaram a surgir e os três sócios, já com a amizade um pouco distanciada, estavam incomodados. Um achava que trabalhava mais que todos, pois um colega era casado e tinha filhos, ausentando-se diversas vezes e outro, resolveu entrar na vida acadêmica, deixando, muitas vezes, “suas atribuições” para ele. 

Pior, um dos sócios foi tentar ir ao banco para resolver algumas questões e descobriu que o contrato social que tinha sido feito não lhe permitia movimentar as contas.

Ainda, surgiram conflitos sobre o quanto e em que deveriam investir: novos equipamentos, marketing, mobília? Como fazer para investir e ainda sobrar dinheiro? E ainda tinha mais, a filha de um dos sócios estava para terminar a residência e de certo, ele ia querer colocar ela

na sociedade, de qualquer jeito. 

O outro, resolveu casar e ele não confiava que esse relacionamento iria durar, como será que vai ser um futuro divórcio, será que o lucro da clínica será envolvido?

Enfim, no meio de tantas questões, se você já viveu uma situação semelhante ou viu algum colega passar, de certo, pensou que sociedade é “uma furada” e o caminho será encerrar a parceria. 

Mas como será a migração dos pacientes? E a divisão financeira, quem ficará com o que e quanto? Quem arcará com as despesas futuras, que tiveram origem durante a sociedade? E “a marca” que construíram?

O fato é que abrir, gerir e manter uma clínica médica geram conflitos, que podem gerar prejuízos, se não houver soluções planejadas. Crescer, profissionalmente, com colegas, em sociedade, é um caminho possível, sim. Porém, se você, apenas, usar contrato social genérico, sem acordo e conversa prévia, irá se decepcionar. Por isso, o acordo de convivência entre sócios é uma solução prévia para divergências do dia a dia.

1. O que é o Acordo Convivência entre Sócios em Sociedade Clínica?

Primeiro ponto que preciso te esclarecer/lembrar é que uma sociedade clinica é uma empresa e por isso, além de obrigações legais, precisa pensar, sim, em gestão. Não basta colocar uma recepcionista, captar um monte de paciente, sair atendendo como louco e ver o que terá de retorno financeiro. 

Talvez dessa forma, mais rústica, muitas sociedades clínicas tenham tido êxito, quando o mercado de trabalho tinha menos profissionais atuando e entrava tanto dinheiro, que o que se perdia sem gestão, não fazia muita diferença. Hoje, a realidade é diferente e você sabe disso, só não te ensinaram como fazer.

Nesse contexto, você já deve ter visto que o contrato social é um documento obrigatório, o qual formaliza a existência da sociedade clínica, bem como regulamenta, inclusive, a relação da clínica com terceiros, pois indica dentre outros pontos, objeto, capital social, sócios e suas quotas, responsabilidades e formas de extinção. 

Tal documento costuma ser feito de forma genérica, por um contador, sem auxílio de advogado. Porém, a questão é que, além de costumar ser feito um contrato social, sem assistência especializada, é um documento público e por isso, apesar de precisar conter algumas proteções aos sócios, não deve conter questões internas do negócio, até por conta de estratégia e privacidade.

Por isso, é recomendado, fortemente, que a sociedade, inclusive, clínica, tenha um acordo de convivência entre sócios, também chamado de acordo de cotistas ou acordo prévio de sócios. Legalmente, está previsto na Lei de Sociedades Anônimas (artigo 118 da Lei 6.404/1976), mas pode ser usado por qualquer outro tipo de sociedade/empresa. 

Esse documento é um contrato, no qual, após uma conversa prévia e, de preferência, assessorada, são estabelecidas regras de convivência, direitos, obrigações, divisão de tarefas, divisão de lucro, pagamento de pró-labore, regras para entrada e saída de sócios, inclusive, em caso de divórcios e falecimento, pontos confidenciais, como serão tomadas decisões de investimentos e empréstimos bancários, dentre outras.

A grande vantagem do acordo de convivência é que, não precisa e não deve ser público, como o contrato social, dando liberdade, privacidade e principalmente, mantém segredos das estratégias de negócio. Além disso, pode ser revisto, de tempos em tempo, reajustando-se as regras, conforme a evolução do negócio e mudanças de ideias dos  sócios.

Por isso, apesar de não ser obrigatório, como o contrato social, o acordo de convivência é um documento que será essencial na gestão da sociedade clínica a médio e longo prazo. 

Pois por mais que se fale que “entre homens justos não precisa de papel”, o certo é que o que se reflete, ajusta e registra documentalmente, fica mais fácil de lembrar e seguir.

2. O que pode ser previsto e o que é importante prever no Acordo de Convivência entre sócios em sociedade clínica?

Como o acordo de convivência é um contrato, a lei dá plena liberdade, desde que as partes estejam aptas (condição de saúde e legal) a decidir, bem como decidam algo que não seja contrário à lei ou prejudique pessoas não envolvidas, ou mesmo não seja algo impossível de cumprir ou de forma indeterminada, que não se possa medir se está sendo cumprido ou não (artigo 104 e seguintes – Título: Do Negócio Jurídico, bem como artigo 421 e seguintes – Título: Dos Contratos em Geral, do Código Civil). Ou seja, em resumo, tudo que não for proibido por lei ou for para se omitir de alguma obrigação legal, pode ser previsto no acordo de convivência.

No entanto, como o acordo de convivência tem como principal função prever questões e soluções para fatos futuros, sempre recomendo que sejam feitos questionamentos mínimos, quais sejam:

1 – Como será a divisão de tarefas? Como será a distribuição de lucros e pagamento de pró-labore?

2 – Como serão as decisões sobre contratação, treinamentos, empréstimos bancários, investimentos em equipamento, marketing, ampliação da clínica?

3 – Por qual motivo um sócio pode ser convidado a sair da clínica? Como ficarão as divisões de lucros e despesas? Será que o que cada um investiu está catalogado e será fácil resolver, caso alguém fique descontente?

4 – E se um dos sócios quiser sair da clínica? Como será repassada a parte dele? Como ficarão os ajustes financeiros?

5 – O que ocorrerá com a sociedade clínica, caso um dos sócios venha a falecer? Quem Assume? Herdeiros? Será que é viável para seu negócio que os filhos, cônjuges e outros parentes entrem na sociedade?

6 – Se um dos sócios sair, como os pacientes serão avisados e como será a transição deles de uma clínica para outra, se for o caso?

Claro que esse rol não é estático, sem possibilidade de mudança, exclusão ou outras inclusões, mas, acredito ser o mínimo para se iniciar um acordo de convivência que auxilie na gestão da clínica, viabilizando seu êxito técnico, mas também, financeiro. Até porque decisões que não são previstas ou não tem parâmetros resultam em decisões tomadas, na emoção, ou para se livrar de algo que incomoda, que acarretam em perda de tempo e dinheiro.

3. Se já tenho clínica aberta, é possível fazer ou rever essa documentação?

O acordo de convivência, apesar de ser recomendado, ser feito, assim que se inicia a sociedade clínica médica, evitando-se desgastes e prejuízos, como os que mencionei, pode ser feito ou revisto a qualquer tempo, desde que não seja para prejudicar ou se beneficiar em um conflito já existente. Ou seja, não se pode providenciar esse documento, com o fim de prejudicar um sócio, apenas, porque já se tornou intolerável a convivência e quanto mais se lucrar, melhor.

Na verdade, na maioria das vezes, o acordo de convivência entre sócios é feito, após alguns meses ou anos e maturidade do negócio. Isto porque não é ensinado aos médicos sobre gestão de negócios, mas apenas técnicas e estudo, por conta disso, no início da sociedade clínica algumas questões do dia a dia empresarial sequer são imaginadas pelos sócios.

Logo, pode ser feito, no início ou durante o percurso. Por isso, se você pensa em abrir uma clínica médica, entrar em uma ou já está, nesse mundo, do empreender, na área de saúde, o acordo de convivência entre sócios é a solução prévia para gerir conflitos do dia a dia, possibilitando a gestão harmônica do negócio.

Conclusão

O fato é que, independentemente do estágio da sociedade clínica, diante do cenário atual do mercado de trabalho na Medicina, pensar em estratégias de negócio é algo cada vez mais urgente.

Nesse contexto, com o intuito de evitar a perda do principal ativo de qualquer empresa – capital humano, o acordo de convivência deve estar entre os itens obrigatórios de documentos de uma sociedade clínica que almeja sucesso duradouro.

Se você ainda não tem e não sabe como iniciar, procure um advogado especialista na área de Direito Médico, que irá te guiar e fazer mais que um papel qualquer, mas um documento que funcione e seja exigível, caso se faça necessário futuramente.

Portanto, para conseguir o alvará sanitário ou a renovação deste, é necessária a regularização sanitária. 

Para conseguir o alvará sanitário é imprescindível seguir os seguintes pontos:

1. Escolher um espaço físico adequado antes de fechar o contrato de aluguel ou de compra e venda;

2. Fazer a pesquisa de viabilidade do local, a fim de verificar se naquele espaço poderá ser uma clínica médica;

3. Observar as normas de acessibilidade;

4. Buscar saber se o local possui Alvará dos Bombeiros antes de alugar ou comprar o imóvel;

5. Saber quais procedimentos pretende oferecer na clínica, a fim de adequar o espaço físico de acordo com esses procedimentos;

6. Possuir um arquiteto ou engenheiro civil que possui experiência na elaboração de projetos para vigilância sanitária e manuais descritivos para clínicas;

7. Possuir um contador com experiência na atuação para clínicas, principalmente para possuir um CNPJ com as atividades que são aprovadas pelo Conselho Federal de Medicina, bem como que não possua atividades que possam acarretar mais despesas para a clínica, como ter que registar o CNPJ em outro conselho de classe sem necessidade, por exemplo.

8. Para a pasta sanitária, na maioria das atividades oferecidas em clínicas, serão necessários os seguintes documentos:

a) Plano de gerenciamento de resíduos sólidos de saúde: 

Tem por objetivo minimizar a produção de resíduos e proporcionar aos resíduos gerados um encaminhamento seguro, visando a proteção dos funcionários, a preservação da saúde pública, dos recursos naturais e do meio ambiente, baseado no Regulamento Técnico para o Gerenciamento de Resíduos de Serviços da Saúde.

Ainda, objetiva-se estabelecer rotinas para o correto acondicionamento deles para transporte e destinação final, obedecendo às normas de biossegurança e as legislações ambientais vigentes, bem como, identificação e quantificação dos Resíduos de Serviços de Saúde gerados, visando a quantificação e redução da geração deles.

Esse documento poderá ser elaborado por um advogado especialista em Direito Médico- Sanitário e é imprescindível seguir as diretrizes da Agência Nacional de Vigilância Sanitária, através da Resolução-RDC nº 222/2018.

b) Procedimentos Operacionais Padrão:

Esse documento é a transcrição das atividades realizadas dentro da clínica, é o comprovante da atuação dos funcionários e dos profissionais da saúde que atuam nela. 

Por isso, deverá ser elaborado um POP para cada procedimento, principalmente para demonstrar como cada profissional atua ou realiza sua atividade. É imprescindível não ser um documento retirado da internet, até para demonstrar para o fiscal da vigilância sanitária como o profissional realiza os procedimentos, isso porque, muitas vezes o fiscal da vigilância sanitária pode questionar como são realizados esses procedimentos, e se a resposta for diferente do que está no POP, pode ocasionar problemas para a clínica.

c) Manual de Rotinas e procedimentos:

Esse documento consiste em transcrever toda a rotina da clínica desde a limpeza até como são realizadas as tomadas de decisão para resolver as intercorrências que poderão ocorrer na clínica.

Nesse documento também há o controle de validade dos produtos, bem como o controle de pragas e vetores, controle da limpeza da caixa d’água, controle de manutenção dos equipamentos, bem como os documentos necessários para apresentação perante o fiscal da vigilância sanitária.

Conclusão 

Então, para conseguir o alvará sanitário é necessário buscar o auxílio de profissionais habilitados e com experiência para te auxiliar no caminho mais econômico e rápido, a fim de que a sua clínica possa começar as atividades de uma forma menos demorada. Isso porque, muitas vezes, quando o profissional não possui auxílio, só consegue começar as atividades após a aprovação do projeto arquitetônico perante a vigilância e sem um projeto adequado, o andamento do processo de solicitação de liberação do alvará é mais moroso.

Além disso, ter o auxílio de um advogado que possui experiência na área, poderá te mostrar o caminho do que pode acontecer e quais são as situações que mais geram problemas perante a vigilância sanitária do seu município, o que é imprescindível para prevenção de prejuízos.